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¿Cómo comunicar en tiempos de tensión por la caída en las ventas y los bajos salarios?

Actualizado: 25 nov 2023

Definir la situación, establecer el contexto y explicar la manera en que la empresa va a superar los problemas son los elementos esenciales de un plan efectivo.


Víctor Salmerón


Gerentesis cómo comunicar en las empresas en tiempos de crisis

vecteezy


Tras el mejor desempeño del año pasado la economía dio un giro. El consumo se debilitó, las ventas cayeron y las empresas cuentan con menos ingresos para satisfacer las expectativas de sus colaboradores. En este entorno la comunicación es fundamental. Cuando los líderes se comunican de manera efectiva ayudan a una adaptación rápida para enfrentar los desafíos y transmiten confianza.


Tulia Monsalve, consultora y directora de Grupo Plus Comunicación Estratégica, explica que “es necesario enfocarse en las cinco cosas que puedes manejar: contar con un propósito claro en la empresa, tener bien mapeado las diferentes personas y niveles en la organización, el tono con el que voy a hablar con cada uno de ellos, qué frecuencia voy a utilizar para llevar los mensajes y a través de qué voceros”.


El primer paso es diagnosticar la claridad en el propósito, los valores y la cultura organizacional. “Toda empresa necesita un propósito bien estructurado, cómo va a aportar a la sociedad. El propósito no es una moda, es lo que hace que todos los días te despiertes y tengas la motivación para dar lo mejor de ti”, dice Tulia Monsalve.


Agrega que “los valores son pautas de conducta esperadas y positivas. Cuando hablamos de cultura organizacional nos referimos a la forma de ser de una empresa y su manera de hacer las cosas”.


“La comunicación comienza por detectar cada uno de estos elementos y si no están claros definirlos con la gerencia. Es necesario consultar para construirlos desde abajo hacia arriba: no son los valores que impone un jefe sino que nacen de todos”, dice Tulia Monsalve.


Canales y voceros

Otro elemento básico para ejecutar un plan de comunicación es precisar los canales a utilizar dependiendo del público, por ejemplo, no es lo mismo comunicarse con los obreros que están en una planta que con la gerencia media de la empresa.


“Los canales deben estar divididos entre canales mediáticos como carteleras, boletines, correos electrónicos, pancartas, parlantes; pero también es muy importante la comunicación cara a cara y para esto es necesario formar voceros a lo interno, darles las herramientas de comunicación para transmitir el mensaje”, destaca Tulia Monsalve.


“Por ejemplo contar con un líder de equipo que cuando comienza la jornada en una planta e indica qué línea de producción va a trabajar comunica mensajes que hagan que las personas sientan el propósito de la empresa, que podría ser: vinimos a garantizar un producto de calidad para los venezolanos”.


“Los mensajes clave son dinámicos porque en ellos recopilas datos importantes, explicas las áreas de negocios, puedes cambiar la manera de decirlos dependiendo del público pero debe ser el mismo. Es importante cuidar que el mensaje sea íntegro y no se pierda en el camino”, dice Tulia Monsalve.


Control y frecuencia

Cuando los elementos básicos están claros se comprende que la capacidad de una organización para resolver problemas, superar retos y alcanzar objetivos depende en gran medida de una comunicación apropiada. ¿Pero cómo comunicar sin difundir información confidencial que pueda ser utilizada por la competencia?


“Lo que comuniques internamente se puede filtrar a lo externo, no tienes cómo controlar eso. Cuando hablas cualquier trabajador puede estar grabando un video que va a publicar en sus redes sociales. Debes preguntarte: ¿Si esto se filtra nos hace daño?” Como empresa debes revelar lo más que puedas sin que te afecte, pero es vital decir la verdad”, explica Tulia Monsalve.


Como consultora tiene la práctica de organizar una reunión cara a cara, al menos cada trimestre, donde está toda la empresa. En esa reunión se comunican los resultados sin dar cifras confidenciales y en algunos casos se invita a un experto que explica la situación del sector en que actúa la empresa.


La estrategia es definir la situación, establecer el contexto y señalar cuál es la manera en que la empresa va a superar los problemas y luego comunicar los progresos en alcanzar los objetivos planteados.


“Explicar que la empresa tiene desafíos y detallar lo que tendríamos que hacer para el próximo trimestre a fin de que se comprenda que necesitamos de ti para superar la situación. Si tienes algo que te angustia pero sientes que alguien lo tiene bajo control lo vas a valorar. Eso baja la tensión”, dice Tulia Monsalve.


Resalta que “debes trabajar con lo que puedes manejar, no se trata de hablar de lo que no controlas como la cotización del dólar. Necesitas decirles a tus colaboradores dónde están los puntos de control y cómo pueden contribuir, la alineación del equipo es muy importante”.


“Si estructuras un plan y haces una reunión donde comienzas a alinear a toda la organización, luego es necesario el seguimiento a lo que comunicaste. Por ejemplo, el área comercial alcanzó determinado objetivo, dar información para que sepa que lo que dijimos que íbamos a hacer lo estamos haciendo, poco a poco, pero vamos en esa dirección. Esto es parte de la frecuencia con la que debes comunicar”, agrega.


El uno a uno

Quienes están al frente de los distintos departamentos de la empresa deben estar alineados con el plan de comunicación, comprender el contexto y estar preparados para responder las dudas de los trabajadores.


“Hay quienes no participan en la reunión o no preguntan lo que les preocupa porque prefieren hablar con su jefe directo para aclarar dudas. El jefe tiene que orientar sobre la base del discurso que se desarrolló como estrategia. Necesitan estar preparados para ese uno a uno”, dice Tulia Monsalve.


Para prepararlos se elabora un largo cuestionario en el que se incluyen las preguntas más incómodas con la respuesta apropiada de acuerdo al plan de comunicación.


“Tienes que pasearte por el peor de los escenarios en cuanto a preguntas y estructurar respuestas. Este material se les entrega a los encargados de brindar información, tranquilidad y confianza. Al final el tema de la comunicación es generar confianza en que estás en el mejor sitio y estás siendo gerenciado y liderado por gente capaz. Que digas que tal vez el salario no me está alcanzando para lo que deseo pero sé que estoy bien en este lugar, la gente me cuida”, resume Tulia Monsalve.


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